Als je een btw geregistreerd bedrijf bent dat gevestigd is in de Europese Unie, ben je waarschijnlijk verplicht om omzetbelasting (btw) te betalen. Met KMO Shops kan je jouw winkel inrichten volgens de btw-regels van de EU. Dit omvat het in rekening brengen van btw aan jouw klanten, het toepassen van een verleggingsregeling bij verkoop aan een ander btw-plichtig bedrijf in de EU en het invoeren van prijzen met btw inbegrepen. Je kan ook belastingfacturen genereren en jouw btw-nummer op de facturen vermelden.
Btw in rekening brengen bij jouw klanten
Om jouw winkel automatisch het juiste btw-bedrag bij jouw klanten in rekening te laten brengen, schakel je automatische belastingtarieven in de KMO Shops-beheerder in, op de pagina Instellingen → Belastingen en facturen. Zie de instructies voor het instellen van automatische belastingen →
KMO Shops berekent de belastingtarieven automatisch op basis van de winkel en de locatie waar de klant zich bevindt en verwerkt de btw in de productprijzen. Bij het afrekenen wordt voor de klant het juiste btw-tarief in rekening gebracht volgens de belastingregels van het land en de regio.
KMO Shops blijft up-to-date met de huidige btw-tarieven. Dus als de tarieven gewijzigd worden, gebruikt jouw winkel automatisch de nieuwe tarieven zonder dat je daar iets voor hoeft te doen.
Alleen de standaard btw-tarieven worden op dit moment door de automatische berekeningsregeling ondersteund. Als je een verlaagd tarief moet aanrekenen of producten met een nultarief in jouw winkel heeft, raden we je aan de automatische tarieven uit te schakelen en handmatige belastingtarieven in te stellen. Zie de instructies voor het instellen van handmatige belastingen →
Nieuwe regels voor grensoverschrijdende btw voor e-commerce (van kracht vanaf 1 juli 2021)
Als je in de hele EU online goederen en diensten verkoopt, dan heb je te maken met de nieuwe regels die op 1 juli 2021 van kracht werden. Je wordt ook getroffen door een deel van deze regels als je goederen verkoopt die van buiten de EU worden ingevoerd (ongeacht waar jouw bedrijf is gevestigd). De nieuwe btw-regels van de EU hebben tot doel grensoverschrijdende verkoop en belastingheffing te vergemakkelijken. Door eenvoud en eenwording in dit complexe domein toe te passen, kunnen zij tijd besparen zodat je die aan jouw bedrijf kan besteden.
De wijzigingen omvatten:
De nieuwe drempel van € 10.000 voor grensoverschrijdende verkoop binnen de EU. Vroeger waren er verschillende drempels voor verschillende landen, nu heb je een gemeenschappelijke drempel. Als je in de EU gevestigd bent en je totale verkoop in verre landen in elk van de laatste twee jaar minder dan € 10.000 bedragen, kan je de btw van jouw land in rekening brengen op alle verkopen in de hele EU. Als jouw totale verkoop in verre landen meer dan € 10.000 bedragen, moet je de btw in rekening brengen van het land van jouw klant (er zijn verschillende tarieven in de EU-lidstaten).
Registreren bij de nieuwe One Stop Shop (OSS). Vroeger was je in elk EU-land waar je verkoopt btw-plichtig, zodra je een bepaald verkoopcijfer had bereikt en voor elk land afzonderlijk. Je hoeft je nu nog maar in één EU-lidstaat te bevinden(bijvoorbeeld uw lidstaat). Dat is voldoende om de btw voor al jouw grensoverschrijdende verkopen aan te geven en te betalen. Ten eerste vermindert het enorm de hoeveelheid werk en inspanning. Ten tweede kan je nu in je moedertaal te werk gaan. Kijk op het online OSS-portaal voor jouw land.
De registratie voor One Stop Shop (OSS) is geopend vanaf 1 april 2021, maar Je kan het systeem pas na 1 juli voor je verkopen gebruiken.
Dit is wat je moet doen om jouw KMO Shops-winkel voor te bereiden op de komende wijzigingen:
Als jouw totale jaarlijkse verkoop in verre landen in de EU meer dan € 10.000 bedraagt, dan moet je ofwel automatische belastingen aanzetten, zodat de tarieven automatisch voor jouw winkel berekend worden (dat is de aanbevolen optie), of Je kan de belastingen handmatig instellen volgens onze instructies.
Bij het instellen van handmatige belastingen moet je een overeenkomstig btw-tarief toekennen aan elke bestemmingszone (EU-lidstaat) waar u aan verkoopt. Je kan gewoon één belasting maken, het "btw" noemen en vervolgens voor elk van de EU-lidstaten (Italië, Duitsland en Frankrijk in ons voorbeeld) een aparte zone aanmaken en de belastingtarieven daarvoor instellen in de sectie Tarieven per zone:
Het is aan te bevelen belastingtarieven voor alle EU-lidstaten in te stellen, ook al heb je voorlopig geen klanten uit enkele van die landen.
Als je momenteel automatische belastingtarieven gebruikt, dan hoef je niets te wijzigen.Indien jouw totale jaarlijkse verkopen in verre landen in de hele EU minder dan € 10.000 bedragen, dan kan je jouw binnenlandse btw-tarieven toepassen wanneer je aan andere EU-lidstaten verkoopt. Als jouw bedrijf niet vrijgesteld is van btw (van toepassing voor het midden- en kleinbedrijf), moet je ervoor zorgen dat het belastingtarief van jouw land handmatig ingesteld wordt in jouw winkel voor alle EU-landen waaraan jij verkoopt.
Als je jouw binnenlands tarief al ingesteld hebt in het KMO Shops-Dashboard, dan hoef je niets te wijzigen.
Als je niet zeker weet welke regels op jou van toepassing zijn, raadpleeg dan een fiscaal expert.
Btw-verlegging inschakelen
Als je goederen verkoopt aan een ander bedrijf en die goederen worden naar een ander EU-land verzonden, dan hoef je geen btw in rekening te brengen. Als je binnen een land verkoopt, moet je btw in rekening brengen. Volgens de btw-regels moet je ook het btw-nummer van een klant opslaan en zorgen dat het een geldig btw-nummer in de EU is.
Om btw-verlegging in te schakelen voor B2B-verkopen:
Ga in de KMO Shops-beheerder naar Instellingen → Belastingen en facturen.
Scroll naar beneden naar Instellingen.
Kies in Instellingen voor bedrijfsmodel het model dat voor jouw bedrijf van toepassing is: Bedrijven en directe klanten (B2B and B2C), Alleen directe klanten (B2C) of Alleen bedrijven (B2B):
Klik Opslaan.
Activeer Vraag het BTW-nummer van de koper aan de kassa.
De aanpassingen zullen automatisch toegepast worden.
Dit voegt het veld btw-nummer toe bij het afrekenen:
Als een koper in een ander EU-land de btw-ID in het veld invoert, wordt de btw verlegd. Als een koper uit jouw land komt, wordt de btw in rekening gebracht omdat dergelijke kopers zelf btw-aangifte moeten doen.
Het btw-nummer dat de klant opgeeft, wordt ook in de bestelgegevens opgeslagen, zodat je het later kunt raadplegen.
Btw-nummer van klanten vragen bij het afrekenen
Je kan klanten hun btw-nummer laten opgeven bij het afrekenen. Bijvoorbeeld, als u wettelijk verplicht bent specifieke fiscale gegevens van klanten te verzamelen of als u die nodig heeft voor facturen.
Btw-nummer van klanten vragen bij het afrekenen:
Ga in de KMO Shops-beheerder naar Instellingen → Belastingen en facturen.
Scrol naar beneden naar Instellingen.
Geef in het blok met instellingen voor het bedrijfsmodel op wie jouw klanten zijn: bedrijven en directe klanten (B2B en B2C), alleen directe klanten (B2C) of alleen bedrijven (B2B).
Klik op Opslaan.
Schakel de optie Btw-nummer van koper vragen bij het afrekenen in.
De wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Dat is alles! Nu kunnen jouw klanten hun btw-nummer opgeven bij het plaatsen van een bestelling:
Al jouw Europese zakelijke klanten kunnen bij het afrekenen hun fiscale gegevens invoeren.
Jouw lokale directe klanten kunnen hun fiscale gegevens invoeren als dat in jouw land verplicht is. Klanten uit andere landen gaan gewoon door met afrekenen zonder een veld voor een btw-nummer in te vullen.
De door klanten verstrekte btw-nummers worden opgeslagen bij de bestelgegevens in Verkopen → Bestellingen voor toekomstig gebruik. Je kan ze zo nodig exporteren.
Koppel jouw facturen automatisch met jouw boekhoudpakket! Ontdek de veelzijdige mogelijkheden via deze link.
Prijzen invoeren met btw inbegrepen
In KMO Shops zijn er twee mogelijke opties waaruit je kan kiezen om jouw prijzen in te voeren: met btw inbegrepen (brutoprijzen) en zonder btw inbegrepen (nettoprijzen). Als jouw winkel zich binnen de EU bevindt, zijn brutoprijzen een betere instelling omdat daar de btw al inbegrepen is.
Bijvoorbeeld, als je € 275 als prijs voor je product in de KMO Shops-beheerder invoert en brutoprijzen gebruikt, dan is de prijs die jouw klanten op de productpagina in jouw winkel zien ook €275 (want de btw is inbegrepen). Als je € 275 als prijs voor jouw product invoert en nettoprijzen gebruikt, kan de prijs in jouw winkel € 327,25 zijn als de btw bij de nettoprijs wordt opgeteld.
Dit is hoe dezelfde prijs die je voor een product in de KMO Shops-beheerder hebt ingevoerd, er in de winkelwagen uit kan zien als je prijzen bruto (links) en netto(rechts) zijn:
Indien je nettoprijzen zonder belastingen gebruikte en nu op brutoprijzen wilt overschakelen, kan je dat in de KMO Shops-beheerder doen.
Om brutoprijzen te kiezen:
Ga in de KMO Shops-beheerder naar Instellingen → Belastingen en facturen.
Klik op Prijsinstellingen wijzigen:
Kies Ik voer prijzen in met btw (brutoprijzen).
Klik op Opslaan.
Dat is alles! Nu zullen klanten, waar btw in rekening gebracht moet worden, in jouw winkel alle productprijzen en kosten, zoals verzendkosten, inclusief belastingen zien.
Opmerking: nadat je nettoprijzen in brutoprijzen hebt gewijzigd (of omgekeerd), worden de prijzen in jouw winkel niet automatisch omgezet. Je moet ze zelf wijzigen. Je kan de prijzen voor alle producten in jouw winkel wijzigen met de Bulk Product Editor of de prijzen in bulk bijwerken door een CSV-bestand te importeren (in het Engels).
Btw-facturen aanmaken
Je kan btw-facturen voor je bestellingen genereren. Deze btw-facturen voldoen aan de wet en de standaardfactureringsvereisten voor de EU. Er zijn twee soorten btw-facturen beschikbaar in de KMO Shops-beheerder: reguliere facturen voor jouw verkopen en annuleringsfacturen voor jouw terugbetalingen.
Om een voorbeeld te zien van een factuur die in jouw winkel gegenereerd kan worden, ga je naar Instellingen → Belastingen en facturen → Btw-facturen → Inhoud btw-factuur (het voorbeeld is beschikbaar zodra de facturen ingeschakeld zijn voor jouw winkel).
Je kan altijd een btw-factuur voor een bestelling aanmaken in de KMO Shops-beheerder, op de pagina van de bestelling in Mijn verkopen → Bestellingen:
Alle facturen die voor een bepaalde bestelling zijn aangemaakt, zijn beschikbaar in de sectie Facturen op de pagina van deze bestelling. Indien nodig, kan je ook alle facturen in bulk downloaden voor een bepaalde periode.
Als je enkele specifieke vereisten hebt voor de facturering of als je facturen maakt via een systeem van derden buiten KMO Shops, kan je de btw-facturen van KMO Shops uitschakelen in Instellingen → Belastingen en facturen → Btw-facturen.
Je btw-nummer ID op de btw-factuur weergeven
Als je de btw-facturen van KMO Shops gebruikt, kan je jouw btw-nummer aan de factuur toevoegen. Zie de instructies voor jouw btw-nummer aan de factuur toevoegen→
Je kan ook het btw-nummer van de btw-plichtige op uw reguliere facturen (betaalbewijzen) vermelden.
Het btw-nummer van de koper in beheerder-e-mailmeldingen weergeven
Als de optie Vraag kopers om btw-gegevens bij het afrekenen is ingeschakeld op de pagina Instellingen → Belastingen en facturen in de KMO Shops-beheerder en de bestelgegevens bevatten het btw-nummer van de klant, wordt het btw-nummer automatisch weergegeven in de beheerder-e-mailmeldingen van de bestelling.