Btw-facturen zijn financiële documenten voor de bestellingen in jouw winkel. Je kan ze gebruiken in jouw interne boekhouding, aan de lokale belastingdienst verstrekken of ze naar jouw klanten sturen. In de EU en in landen als Australië, Nieuw-Zeeland en India is het wettelijk verplicht om in facturen btw te berekenen. In andere landen mag het op vrijwillige basis gedaan worden.

Als je niet zeker weet of je btw-facturen nodig hebt voor jouw bedrijf, raadpleeg dan een belastingadviseur of de belastingautoriteiten in jouw land.

In het KMO Shops Dashboard kun je de ingebouwde functie gebruiken om automatisch of handmatig btw-facturen te genereren en naar jouw klanten te sturen. Als je btw-facturen hebt ingeschakeld, kun je deze daarna configureren en het sjabloon aanpassen aan de behoeften van jouw bedrijf. Het is mogelijk om afzonderlijke btw-facturen af te drukken of te downloaden. Je kan ook alle facturen van een bepaalde periode in bulk downloaden.

Je kan btw-facturen inschakelen als je gebruik wilt maken van de ingebouwde KMO Shops-functie voor de facturen in jouw winkel. Deze facturen hebben een uniek nummer en voldoen aan de wettelijke voorschriften.

Btw-facturen inschakelen:

Je kan instellen hoe en wanneer jouw facturen worden gegenereerd en verzonden. Je kan ook het standaard btw-factuursjabloon en de in jouw winkel gebruikte btw-factuurnummers aanpassen.

Als je een voorbeeld wilt zien van een factuur die in jouw winkel gegenereerd kan worden, ga je naar het KMO Shops Dashboard, Instellingen → Belastingen en facturen → Btw-facturen → Inhoud btw-factuur.

Als je voor jouw KMO Shops-winkel btw-facturen hebt ingeschakeld, worden een speciaal vervolgkeuzemenu Btw-facturen beheren en het gedeelte Btw-facturen weergegeven op de pagina's- van de afzonderlijke bestellingen in Verkopen → Bestellingen.

Houd er rekening mee dat het inschakelen van btw-facturen niet betekent dat de gegevens automatisch naar de belastingdienst van jouw land (of een vergelijkbare autoriteit) worden gestuurd. Daar moet je zelf voor zorgen. Lees verder voor meer informatie over hoe btw-facturering werkt In het KMO Shops Dashboard.

Als je besluit om een systeem buiten KMO Shops te gebruiken om jouw btw-facturen te beheren of als je voor jouw bedrijf geen btw-facturen nodig hebt, kun je de facturen uitschakelen voor jouw winkel.

Btw-facturen uitschakelen:

Nadat je dit hebt gedaan, zie je de lijst met instellingen voor btw-facturen niet meer. Het vervolgkeuzemenu Btw-facturen beheren en het gedeelte Btw-facturen verdwijnen van de pagina's van jouw bestellingen in Verkopen → Bestellingen.

Er zijn twee soorten btw-facturen In het KMO Shops Dashboard: reguliere facturen voor jouw verkopen en annuleringsfacturen om een terugbetaling voor de bestelling te doen. Standaard worden de reguliere facturen automatisch gegenereerd en naar jouw klanten verzonden wanneer de bestelling is geplaatst. Annuleringsfacturen worden alleen handmatig aangemaakt en verzonden.

Je kan de standaardinstellingen voor jouw reguliere btw-facturen wijzigen en instellen of ze automatisch worden gegenereerd of je kan ervoor kiezen ze zelf aan te maken en te verzenden.

Ongeacht de instellingen kunnen beide soorten facturen altijd handmatig worden aangemaakt in het KMO Shops Dashboard.

Btw-factuur aanmaken voor een bestelling:

Je kan voor elke bestelling een willekeurig aantal facturen aanmaken op elk gewenst moment.

Alle facturen die voor een bepaalde bestelling zijn aangemaakt (inclusief de automatisch gegenereerde), staan in het gedeelte Facturen op de pagina van deze bestelling. Je kan de factuur afdrukken of als PDF downloaden om hem naar jouw klanten te verzenden per e-mail of op een andere manier. Je kan facturen altijd verwijderen als dat nodig is.

Klanten hebben toegang tot alle bestaande btw-facturen in hun klantaccounts (door op Meer acties naast een bestelling te klikken).

Je kan reguliere btw-facturen ook aanmaken als je handmatig een bestelling plaatst in Verkopen → Bestellingeneditor. Je moet dan het selectievakje Btw-factuur aanmaken bij plaatsen bestelling aanvinken.

Reguliere btw-facturen voor jouw verkopen kunnen automatisch worden gegenereerd wanneer de bestelling is geplaatst (dit is de standaardinstelling), betaald of verzonden. Je kan er ook voor kiezen om deze facturen bij jouw bevestigingsbericht van de bestelling toe te voegen.

Automatisch genereren van reguliere btw-facturen instellen:

Dat is alles!

Nu worden alle reguliere btw-facturen voor de bestellingen in jouw winkel automatisch gegenereerd. Als je ervoor hebt gekozen de btw-facturen bij de bestelbevestigingsmails te voegen, worden de facturen automatisch naar jouw klanten verzonden. Als je ervoor hebt gekozen btw-facturen niet bij de bestelbevestigingsmails te voegen, moet je de facturen zelf naar jouw klanten verzenden, of kunnen klanten facturen downloaden in hun accounts.

Nadat de btw-factuur voor de bestelling is gegenereerd, zie je deze in het gedeelte Btw-facturen op de pagina van deze specifieke bestelling in Verkopen → Bestellingen.

Je kan zo nodig altijd handmatig aanvullende facturen aanmaken in Verkopen → Bestellingen.

Je kan het automatisch genereren van reguliere btw-facturen uitschakelen en de facturen voor bestellingen in jouw winkel alleen handmatig aanmaken.

Handmatig aanmaken van reguliere btw-facturen inschakelen:

Dat is alles!

Nu worden btw-facturen in jouw winkel alleen handmatig aangemaakt. Je kan reguliere btw-facturen aanmaken voor de bestaande bestellingen op de pagina's van de afzonderlijke bestellingen in het KMO Shops Dashboard.

Eenmaal aangemaakte reguliere btw-facturen kunnen niet verder worden bewerkt. Als je een terugbetaling wilt doen voor een bestelling, moet je handmatig een speciale annuleringsfactuur (terugbetalingsfactuur) afgeven. Het verschil tussen annulerings- en reguliere btw-facturen is de negatieve totalen en subtotalen. Houd er rekening mee dat annuleringsfacturen hun eigen unieke nummer hebben dat niet overeenkomt met het nummer van de reguliere btw-factuur voor de bestelling.

Een annnuleringsfactuur aanmaken:

Wanneer de factuur is gegenereerd, zie je deze in het gedeelte Btw-facturen op de pagina van deze bestelling. Je kan de factuur afdrukken of als PDF downloaden om hem naar jouw klanten te verzenden per e-mail of indien nodig op een andere manier. Annuleringsfacturen worden na het aanmaken niet automatisch naar jouw klanten verzonden, maar kunnen worden gedownload in klantaccounts.

Als er een fout staat in jouw btw-factuur of als deze moet worden bijgewerkt, kun je een speciale correctiefactuur aanmaken. Correctiefacturen worden handmatig afgegeven, buiten het KMO Shops Dashboard. Je kan hiervoor een extern systeem gebruiken of een factuur aanmaken op basis van ons sjabloon (vul het in volgens jouw standaard factuursjabloon en breng de nodige wijzigingen aan).

Als je een volledige terugbetaling wilt doen, gebruik dan annuleringsfacturen.

Als je ervoor kiest automatisch gegenereerde btw-facturen bij te voegen bij de bestelbevestigingsmails, worden de reguliere btw-facturen automatisch naar jouw klanten verzonden.

Facturen die automatisch na het betalen of verzenden van de bestelling worden gegenereerd worden als bijlage bij de e-mails voor Bestelstatus gewijzigd verstuurd.

Als je ervoor kiest automatisch gegenereerde btw-facturen niet bij de bestelbevestigingsmails te voegen, of als je jouw reguliere facturen handmatig aanmaakt, moet je de facturen zelf naar klanten verzenden. je moet ook zelf de annuleringsfacturen van jouw bestellingen verzenden.

Je hebt toegang tot alle btw-facturen die al voor een bestelling zijn aangemaakt op de pagina van deze bestelling in het KMO Shops Dashboard.

Toegang tot facturen voor een bestelling:

Je kan jouw btw-facturen afdrukken of als PDF downloaden en ze per e-mail of andere geschikte manier naar jouw klanten verzenden.

Optioneel hebben klanten toegang tot alle bestaande btw-facturen in hun klantaccounts (door op Meer acties naast een bestelling te klikken).

Je kan reguliere btw-facturen ook vinden bij de e-mailmeldingen voor Nieuwe bestelling geplaatst die je hebt ontvangen (als je dit hebt ingeschakeld voor jouw winkel in Instellingen → Meldingen en als jouw btw-facturen automatisch worden gegenereerd). Wanneer de facturen worden gegenereerd nadat de bestelling is betaald of verzonden, kunnen ze worden toegevoegd aan de e-mails voor Bestelstatus gewijzigd.

Indien nodig kun je ook alle facturen van een bepaalde periode in bulk downloaden.

Je kan een archief opvragen met alle btw-facturen voor een bepaalde periode in jouw winkel (bijvoorbeeld om ze aan de belastingdienst te verstrekken wanneer het tijd is om aangifte te doen in jouw land).

Facturen voor bulkdownload opvragen:

Vervolgens ontvang je een bericht op het e-mailadres dat je gebruikt voor beheermeldingen. Dit bericht bevat het archief met btw-facturen dat kan worden gedownload in .zip-indeling (de facturen zelf zijn in PDF-indeling). De link is 48 uur geldig.

Als je per ongeluk een btw-factuur hebt aangemaakt voor een bestelling, kun je deze verwijderen.

Een btw-factuur verwijderen:

De btw-factuur wordt permanent verwijderd. Je kan een nieuwe aanmaken ter vervanging als dat nodig is.

Als je een bestelling verwijdert in Verkopen → Bestellingen, worden ook alle btw-facturen verwijderd.

Mogelijk moet je het nummer van een toekomstige btw-factuur aanpassen als je de nummering van jouw btw-facturen wilt laten doorlopen.

Je kan de nummers van jouw btw-facturen wijzigen om ze aan te passen aan jouw bedrijfsproces en de wetgeving van jouw land (bijvoorbeeld door een speciale code toe te voegen als voorvoegsel). Ook als je een onjuiste factuur hebt verwijderd of facturen hebt aangemaakt buiten KMO Shops, kan het nodig zijn het nummer van een toekomstige btw-factuur te wijzigen.

De nummers van btw-facturen van jouw winkel zijn niet gekoppeld aan bestelnummers en zijn opeenvolgende, oplopende nummers. Elk volgende nummer van een btw-factuur volgt dus direct op het vorige. Standaard begint de nummering met "1", maar je kan de nummers van jouw btw-facturen personaliseren en het toekomstige factuurnummer instellen op elk positief geheel getal.

Btw-facturen kunnen een voor- of achtervoegsel bij het numerieke deel hebben. Je kan ook het minimale aantal cijfers voor jouw factuurnummers instellen (er worden voorloopnullen toegevoegd als het daadwerkelijke nummer korter is).

Gebruik de standaardinstellingen als je de nummers van btw-facturen van jouw winkel gewoon wilt laten beginnen met "1".

Toekomstig factuurnummer instellen:

De wijzigingen gelden alleen voor toekomstige btw-facturen. De nummers van de reeds uitgegeven facturen blijven hetzelfde.

Voorbeeld: stel je hebt per ongeluk factuurnummer 123 aangemaakt. Zelfs als je de factuur (en de bestelling) direct verwijdert, hebt de volgende factuur van jouw winkel nr. 124. Om de volgorde van factuurnummers te laten doorlopen, voer je bij het gedeelte Teller "123" in. De volgende factuur die voor jouw winkel wordt aangemaakt is dan nr. 123.

Je kan de teller ook opnieuw instellen. Bijvoorbeeld aan het begin van een nieuw boekjaar of als je de nummering om andere zakelijke redenen moet wijzigen. Als je het factuurnummer opnieuw instelt, begint het volgende factuurnummer met "1".

Teller btw-factuurnummers opnieuw instellen:

Voorbeeld: stel je houdt voor elk jaar de volgende nummering van facturen aan voor jouw winkel: jaar - factuurnummer - winkelnaam. Aan het begin van 2023 wilt je de nummering opnieuw instellen. jouw instellingen moet er dan als volgt uitzien in het menu:

Het toekomstige btw-factuurnummer is dan "2024-1winkelnaam", waarbij winkelnaam de naam van jouw winkel is.

Je kan de inhoud en het sjabloon van jouw btw-facturen aanpassen op de pagina Instellingen → Belastingen en facturen → Btw-facturen → Inhoud van btw-factuur in het KMO Shops Dashboard: