Het is belangrijk om jouw voorraad nauwkeurig bij te houden en de hoeveelheid van elk product in jouw winkel te volgen. Door middel van een nauwkeurige voorraadregistratie kan je voorkomen dat je meer producten verkoopt dan je daadwerkelijk hebt en help je om jouw voorraad aan te vullen voordat deze opraakt.
Je kan de voorraadhoeveelheid voor elk product in jouw KMO Shops-winkel opgeven. KMO Shops verlaagd deze automatisch wanneer een product wordt besteld. Zodra de hoeveelheid van een bepaald product nul bereikt, krijgt dit product het label Uitverkocht en kan het niet langer worden gekocht, tenzij je vooruitbestelling inschakelt ervoor. Je kan er ook voor kiezen om een e-mailmelding te ontvangen wanneer een producthoeveelheid laag wordt, zodat je tijd heeft om de voorraad aan te vullen.
Productvariaties zijn beschikbaar vanaf ons pakket van 1000 producten.
Voorraad bijhouden voor producten inschakelen
Als je nieuwe producten toevoegt aan jouw winkel, hebben ze standaard een onbeperkte hoeveelheid. Om het bijhouden van de voorraad voor een product in te schakelen, moet je opgeven hoeveel eenheden van dit product je op voorraad heeft.
Wanneer klanten bestellingen plaatsen voor een product (en de betaalstatus van de bestelling In afwachting van betaling of Betaald is), wordt de voorraad van het product automatisch verlaagd met het aantal bestelde eenheden. Wanneer de voorraad van dat product nul bereikt, wordt het als "Niet op voorraad" aangeduid in de winkelbeheerder. Wat de winkeletalage betreft, kan je kiezen uit de volgende gedragsopties bij niet op voorraad voor elk product:
Markeer het product als "Uitverkocht" en verberg het op jouw winkeletalage zodat klanten het niet kunnen zien. Het product is niet beschikbaar voor aankoop.
Markeer het product als "Niet op voorraad"/"Uitverkocht" en geeft het op jouw winkel etalage weer. Het product is niet beschikbaar voor een aankoop, maar klanten weten dat je het verkoopt.
Maak uitverkochte producten beschikbaar voor voorbestellingen.
De hoeveelheid in voorraad voor een product instellen:
Ga in de KMO Shops-Dashboard naar Catalogus → Producten.
Open het product dat je wil bewerken.
Ga naar het blok Voorraadbeheer rechts:
Klik op Voorraadbeheer beheren.
Voer het aantal artikelen in dat je op voorraad heeft:
(optioneel) Wijzig het standaardgedrag bij niet op voorraad voor dit product en geef aan wanneer je meldingen over lage voorraad wenst te ontvangen.
Sla de wijzigingen op.
Je kan de Bulkproducten Bewerker gebruiken om voor verschillende producten in bulk de hoeveelheid op voorraad in te stellen, gedrag bij niet op voorraad en de hoeveelheid wanneer een melding voor lage voorraad moet worden verzonden.
Je kan ook de voorraadniveaus van een product bijhouden volgens opties zoals kleur en maat (bijvoorbeeld een groot geel boeket) en er ook vooruitbestellingen van accepteren. Hiervoor moet je varianten aanmaken voor jouw beschikbare productopties en de SKU, voorraadhoeveelheid en gedrag bij niet op voorraad specificeren voor elke variant.
Waarschuwingen voor lage voorraad instellen
Om te weten wanneer het tijd is om de voorraad van een product aan te vullen, kan je ervoor kiezen om een automatisch bericht van KMO Shops te ontvangen dat de voorraad van een product een bepaalde limiet heeft bereikt.
Voer gewoon de waarde voor lage voorraad in waarbij je een melding wilt ontvangen en de winkel stuurt je automatisch een e-mail wanneer jouw product deze limiet bereikt.
De producthoeveelheid voor waarschuwingen voor een lage voorraad opgeven:
Ga in de KMO Shops-beheerder naar Catalogus → Producten.
Open het product dat je wilt bewerken.
Ga naar het blok Voorraadbeheer rechts.
Klik op Voorraadbeheer beheren:
Voer het aantal artikelen op voorraad artikelen in waarbij je de melding voor lage voorraad wilt ontvangen (standaard is dit "1"):
Sla de wijzigingen op.
U kan het lage voorraadniveau voor verschillende producten in bulk opgeven met behulp van de Bulkproductenbewerker van KMO Shops.
De meldingen voor lage voorraad worden naar het e-mailadres gestuurd dat je hebt opgegeven in Instellingen → Meldingen, in het blok E-mailadressen beheerder. je kan daar een ander e-mailadres opgeven of meerdere e-mailadressen toevoegen (bijvoorbeeld het uwe en een e-mailadres van een persoon die jouw voorraad beheert). Houd er rekening mee dat dit e-mailadres wordt gebruikt voor al jouw beheerders meldingen, en niet alleen voor de melding "Lage voorraad".
Om geen e-mails meer te ontvangen over lage productvoorraden, kan je de Melding over lage voorraad uitschakelen in de KMO Shops-beheerder op de pagina Instellingen → Meldingen (deze instelling is van invloed op alle producten). Om meldingen over lage voorraad voor slechts een bepaald product te verwijderen, ga naar de pagina van dat product, selecteer het blok voorraadbeheer en stel een nulwaarde in in het onderdeel "Stuur me een bericht bij een hoeveelheid op voorraad van". Op deze manier wordt de melding alleen verstuurd wanneer het product niet meer op voorraad is in jouw winkel.
Indien nodig kan je jouw sjabloon voor meldingen voor lage voorraad aanpassen (klik op Bewerken in het onderdeel Melding over lage voorraad in Instellingen → Meldingen).
Voorraadstatus en hoeveelheid weergeven op de winkeletalage
Op productpagina's in jouw KMO Shops-winkel kan je het volgende weergeven: de status "in voorraad", de werkelijke hoeveelheid op voorraad van een product en een speciaal veld waarmee klanten kunnen invoeren hoeveel eenheden van een artikel ze aan de winkelwagen willen toevoegen.
Het label "Op voorraad" en de producthoeveelheid weergeven
Standaard wordt het label "Op voorraad" weergegeven voor alle producten in jouw winkel: voor producten met een onbeperkte voorraad en voor producten waarvoor voorraadbeheer is ingeschakeld. Als je voorraadbeheer gebruikt, kunnen jouw productpagina's ook informatie weergeven over de actuele voorraadniveaus.
Je kan deze informatie indien gewenst verbergen op de productpagina's (bijvoorbeeld als je diensten verkoopt).
Het label "In voorraad" en de hoeveelheid weergeven/verbergen:
Ga in de KMO Shops-beheerder naar Ontwerp.
Scroll omlaag naar Zijbalk en ga naar het menu "Aan winkelwagen toevoegen":
Vink het selectievakje naast de ‘Op voorraad’-label aan of uit (en naast Aantal artikelen op voorraad als je die informatie ook wilt weergeven/verbergen).
Een veld hoeveelheid weergeven op productpagina's
Als jouw klanten de neiging hebben om vele eenheden van hetzelfde product te bestellen of als je volumekortingen aanbiedt, kan je een veld hoeveelheid toevoegen aan jouw productpagina's.
Het veld hoeveelheid weergeven/verbergen:
Ga in de KMO Shops-beheerder naar Ontwerp.
Scroll omlaag naar het onderdeel Zijbalk.
Ga naar het knoppenmenu "Aan winkelwagen toevoegen".
Vink het selectievakje naast ‘Hoeveelheid van het product’ aan of uit:
Als je de KMO Shops-integratie gebruikt op een Wix- of WordPress- site, moet je de indeling van de productpagina bewerken door de winkelontwerp instellingen binnen die sitebouwer te gebruiken.
Standaardgedrag voor producten die niet op voorraad zijn instellen
Er zijn drie mogelijke opties voor de manier waarop jouw producten behandeld kunnen worden wanneer de hoeveelheid nul bereikt. Ze kunnen op de winkeletalage blijven staan, er verborgen woorden of beschikbaar worden voor voorbestellingen. je kan kiezen uit een van deze gedragsopties bij niet op voorraad en voorraad bijhouden inschakelen voor afzonderlijke producten.
Standaard zijn alle nieuwe producten die je aanmaakt in jouw KMO Shops-winkel ingesteld om op de etalage te blijven staan wanneer ze uitverkocht zijn. Hun hoeveelheid is gemarkeerd als "Niet op voorraad"/"Uitverkocht" en de knoppen "Nu kopen" en "Aan winkelwagen toevoegen" voor deze producten worden verborgen zodat ze niet kunnen worden besteld:
Je kan deze standaardinstelling wijzigen en opgeven welk gedrag voor alle nieuwe producten in jouw winkel moet worden geselecteerd wanneer ze niet meer op voorraad zijn. Op deze manier kan je tijd besparen bij de configuratie van afzonderlijke producten.
Het standaardgedrag instellen voor alle producten die niet op voorraad zijn in jouw winkel:
Ga in de KMO Shops-beheerder naar Instellingen → Algemeen → Winkelwagen en afrekenen.
In het vervolgkeuzemenu Standaardgedrag bij niet op voorraad producten, kies jouw optie: Op winkeletalage weergeven, Op winkeletalage verbergen of Weergeven en voorbestellen toestaan.
Sla de wijzigingen op.
Dat is alles! Wanneer je nu een nieuw product aanmaakt en de hoeveelheid op voorraad opgeeft, de waarde in het vervolgkeuzemenu de Wanneer niet op voorraad op de productpagina in de KMO Shops-beheerder wordt ingesteld op degene die je heeft geselecteerd op de pagina Winkelwagen en afrekenen. Je kan het voor afzonderlijke producten wijzigen indien gewenst.
Om het gedrag voor verschillende producten in jouw winkel in bulk te wijzigen, ga naar Catalogus → Producten → Massaal bijwerken → Voorraad bijwerken → Gedrag bij niet op voorraad instellen en kies jouw optie in de pop-up. je kan hiervoor ook onze Bulkproducten bewerker gebruiken.
Producten die niet op voorraad zijn en die zijn verborgen op de winkeletalage zijn nog steeds zichtbaar via een directe link (maar klanten kunnen ze niet toevoegen aan hun winkelwagen). Om deze producten volledig ontoegankelijk te maken, kan je ze uitschakelen in hetKMO Shops-Dashboard.
Voorraadwijzigingen in jouw winkel begrijpen
Als je gebruik maakt van voorraadbeheer, wordt de voorraad voor producten en productvarianten gewijzigd volgens de volgende regels:
Als een klant producten en productvarianten aan de winkelwagen toevoegt in jouw online winkel en afrekent, wordt de voorraad verlaagd met het aantal bestelde artikelen. Een klant kan geen artikel bestellen als de hoeveelheid al "0" heeft bereikt (tenzij voorbestellingen zijn ingeschakeld voor dit product of deze productvariant).
Wanneer een bestelling voor een product wordt geplaatst in jouw winkel, wordt de betaalstatus van de bestelling In afwachting van betaling of Betaald. Als je de betaalstatus van een bestelling later wijzigt naar Geannuleerd of Terugbetaald, wordt de hoeveelheid producten van die bestelling automatisch weer toegevoegd aan de voorraad ervan. Als je bijvoorbeeld 8 eenheden van een product in voorraad hebt en vervolgens een bestaande bestelling voor 2 eenheden annuleert, heb je 10 eenheden op voorraad.
Merk op dat als je een bestelling markeert als Gedeeltelijk terugbetaald, de voorraad van de gekochte producten in jouw winkel niet wijzigt.Als je een bestelling aanmaakt namens een klant, wordt de productvoorraad verlaagd. Als jouw handmatige bestelling een product bevat dat niet op voorraad is of een producthoeveelheid bevat dat jouw voorraad overschrijdt, wordt de voorraad van het product negatief in jouw winkel. Als het aantal producten bijvoorbeeld "1" was en je plaatst handmatig een bestelling voor 3 eenheden hiervan, is het resultaat dat de productvoorraad "2" wordt. In het geval dat voorbestellingen zijn ingeschakeld voor dit product, is de voorraad "0" en worden "2" eenheden beschouwd als voorbesteld.
Als je een bestelling plaatst voor een product uit een verlaten winkelwagen, wordt de voorraad ervan verlaagd.
Als de bestelling een product bevat dat niet meer op voorraad is in jouw winkel op het moment dat je de bestelling voor een verlaten winkelwagen plaatst, of als de hoeveelheid op voorraad lager is dan de hoeveelheid van de bestelling, wordt de voorraad negatief. In dat geval zie je een speciale notitie "Oververkocht met" wanneer je een bestelling plaatst. Als voorbestellingen zijn ingeschakeld voor dit product, wordt de voorraad ingesteld op "0" en wordt een bijbehorend aantal eenheden beschouwd als voorbesteld.
Als jouw voorraad negatief wordt, moet je meer artikelen leveren of de bestelling annuleren/terugbetalen als je de extra artikelen niet kan leveren.
Houd er rekening mee dat als je de producthoeveelheid voor bestaande bestellingen bewerkt, de wijziging geen invloed heeft op de voorraadhoeveelheid van deze artikelen in jouw winkel. je moet zelf zorgen voor de voorraadwijzigingen (bijvoorbeeld de voorraad handmatig bijwerken of extra artikelen leveren, indien nodig).
Productvoorraadniveaus bijwerken in bulk
Je kan de voorraad van afzonderlijke producten altijd bijwerken op de pagina's in Catalogus → Producten. In het geval je de voorraad van jouw producten of hun varianten in bulk wilt bijwerken, kan je de volgende opties gebruiken:
Met de optie Massaal bijwerken kan je direct voorraad updates toepassen op meerdere producten tegelijk. Ga daarvoor naar Catalogus → Producten, vink alle producten aan die je wilt bewerken, klik vervolgens op Massaal bijwerken → Voorraad bijwerken → Voorraad bijwerken voor geselecteerde en voer een nieuwe hoeveelheid in.
U kan de voorraad van producten en/of de varianten ervan snel bijwerken met behulp van de tool Bulkproducten Bewerker:
Je kan de ingebouwde importtool gebruiken om de voorraadhoeveelheid van producten en productvarianten bij te werken met een CSV-bestand.
Je voorraad bekijken
Je kan meerdere opties gebruiken om de actuele voorraad van producten en productvarianten in jouw winkel te bekijken:
Ten eerste kan je altijd de voorraad van een product controleren op de pagina ervan in Catalogus → Producten (op het tabblad Opties → Varianten, als het product varianten heeft).
Ten tweede kan je de voorraad van jouw producten en productvarianten beheren met behulp van de Bulkproducten Bewerker. Omdat de Bulkproducten Bewerker je in staat stelt meerdere producten en hun voorraad allemaal tegelijk te bekijken, kan je deze pagina ook gebruiken om de voorraad te controleren. Kies gewoon de producten die je nodig hebt (of selecteer alle artikelen in jouw winkel) om te bewerken in Catalogus → Producten, ga naar de Bulkproducten Bewerker en scroll omlaag in de tabel om te zien of je de voorraad moet aanvullen.
Je kan ook gebruik maken van het filter Niet op voorraad op de pagina Catalogus → Producten in het KMO Shops-Dashboard om de lijst van producten die niet op voorraad zijn te krijgen. Deze filter geeft alle producten weer die momenteel niet op voorraad zijn:
Een product met varianten wordt alleen weergegeven onder de filter "Niet op voorraad" als alle varianten van dit product niet op voorraad zijn. Als sommige varianten van dit product nog wel op voorraad zijn, wordt het product niet weergegeven onder het filter "Niet op voorraad".